Come scegliere la location più adatta per il tuo evento

Stai cercando una location per il tuo evento e non sai come trovare quella giusta? Ecco una semplice guida per aiutarti a capire come scegliere il posto più adatto.

Scegliere la location più adatta per il tuo evento è davvero una sfida non da poco: decisioni sbagliate infatti potranno portare a grandi errori e conseguentemente ad un insuccesso per la tua azienda.

Per scegliere la location più adatta ci sono tre linee guida da seguire, eccole di seguito:

1- La posizione è importante. Scegliere una location in base alla posizione di questa è fondamentale per permettere ai tuoi ospiti di partecipare all’evento. Una location vicina ai collegamenti autostradali principali, ai mezzi di comunicazione o  situata in un punto facilmente raggiungibile autonomamente è sicuramente molto più accessibile ai tuoi ospiti.
Pensare soprattutto a location dotate di parcheggio è una necessità sempre più concreta, soprattutto se i tuoi ospiti raggiungeranno la sede d’evento con mezzi propri.
Villa Ottoboni è situata a 4 km dal casello dell’autostrada e a soli 10 minuti dal centro Padova. La struttura è collegata con i mezzi pubblici e soprattutto dispone di 150 posti interni gratuiti a completa disposizione degli ospiti. Vuoi maggiori informazioni su come raggiungerci? Clicca qui.

Importante è anche però scegliere una location che sia sì comoda a tutti i collegamenti, ma anche che sia isolata dal contesto circostante, e che permetta così di vivere un momento di distacco e di concentrazione ai partecipanti.
Molti dei nostri ospiti rimangono piacevolmente stupiti dal grande parco che circonda la nostra struttura e spesso ci viene fatto notare che prendere parte ad un evento in un luogo così fuori dal contesto urbano permette di passare dei veri e propri momenti di relax.

2- Controlla la strumentazione a disposizione. Le attrezzature che sono messe a disposizione dalle location devono sempre essere ben specificate per evitare di incorrere in spiacevoli malintesi e molto spesso in alcune sedi mancano le attrezzature base per realizzare un evento. Se alcuni clienti preferiscono non avere nessuna attrezzatura a disposizione ed essere completamente autonomi nella gestione del sistema audio/video, a molti invece avere già tutta la strumentazione necessaria risulta conveniente per evitare di incorrere in spese eccessive dovute al noleggio del materiale.

Valutare una location anche dal tipo di dotazioni messe a disposizione vi permetterà di selezionare più velocemente le sedi più adatte.

Tutte le nostre sale sono attrezzate con le migliori tecnologie per la realizzazione del tuo evento, così non dovrai preoccuparti di pensare anche alle dotazioni extra.

3- L’ampiezza della sala è fondamentale. Scegliere la sala più adatta è sempre molto difficile, soprattutto se non hai uno storico di clienti che potrebbero darti un’idea delle numeriche.
In linea generale la regola che funziona sempre al meglio è quella di scegliere prima la sala e creare l’evento a numero chiuso, così si potrà avere un’idea massima di quanti partecipanti ci potranno essere.
Ovviamente con questa modalità non sarà comunque semplice gestire eventuali non-iscritti che decidono di presentarsi il giorno dell’evento, ma solitamente le persone non iscritte compensano con gli iscritti che decideranno all’ultimo di non partecipare.

Questa regola in linea generale funziona nella maggior parte dei casi, ed è molto utile soprattutto nel caso in cui voleste organizzare dei servizi ristorativi durante l’evento.

Villa Ottoboni con le sue 8 sale vi permetterà di scegliere la tipologia di spazio più adeguato in base alle vostre esigenze, così non rischierete di commettere errori nella scelta della sala!

4- La location giusta cambia in base alla tipologia d’evento. Sembra un punto banale, ma così non è. Scegliere a monte la tipologia d’evento che vorreste realizzare vi permetterà di decidere più facilmente quale luogo sarà più adatto. Ovviamente questo riguarda quegli eventi che non richiedono location particolari o adatte solo a quel tipo di evento (ad es. una competizione sportiva non potrà essere fatta all’interno di una sala chiusa e di dimensioni contenute!) e che possono perciò avere varie possibilità di scelta.

In questo caso tutto dipende dall’immagine che volete trasmettere al vostro evento: se ad esempio volete creare un senso di coesione e di intimità potete scegliere una location fuori dal centro città immersa nel verde, mentre se volete dare l’idea del lusso in un luogo ricco di cultura potreste scegliere una dimora storica. Villa Ottoboni è il perfetto connubio fra modernità e storia in un contesto vicino al centro città, ma al contempo alienato dalla frenesia del contesto urbano.

Avete scelto la location per il vostro evento aziendale? Contattateci per organizzare il vostro meeting!