Come invitare i tuoi clienti a un evento

Invitare i tuoi clienti ad un evento è sicuramente una parte molto importante dell’organizzazione.

La parte più difficile dell’organizzazione di un evento è trovare la location più adatta alle proprie esigenze. Trovare la forma più corretta per attirare possibili partecipanti non è però impresa molto più semplice: il rischio di essere fraintesi infatti è dietro l’angolo, e per questo motivo non basta solo inserire nell’invito le informazioni di natura logistica, ma è importante curare anche la presentazione e la forma.

È essenziale innanzitutto essere coerenti con il tema trattato durante il congresso, evitando di redigere inviti poco consoni al format scelto . Per questo motivo l’invito ad una cena aziendale non sarà lo stesso che verrà utilizzato per un congresso medico.

La forma poi è importante per permettere agli invitati di comprendere bene quello che è indicato nell’invito: fate attenzione a come indicate indirizzi, orari e argomenti, perché se non sono ben chiari l’invitato potrebbe non essere interessato al vostro evento e decidere di declinare l’invito.

Per prima cosa stilate una lista degli invitati che vorreste fossero presenti al vostro evento, comprendente nome e cognome, indirizzo e titolo, così da avere non solo un’idea chiara di chi ci sarà, ma anche un numero di massima che vi sarà utile per scegliere la sala più adatta.

Se il vostro evento lo necessita, potete inserire all’interno dell’invito anche il dress code che bisognerà osservare per l’evento. Questo dettaglio potrà essere sicuramente molto utile agli invitati, che eviteranno così figure imbarazzanti durante il congresso stesso.

Ultimo, ma non meno importante è un controllo ortografico dell’invito. Prima di procedere con la stesura definitiva del testo cercate di controllare scrupolosamente ciò che avete scritto, facendovi aiutare possibilmente da un collega che possa rileggere il tutto: ricordatevi che quattro occhi sono sempre meglio di due, e insieme potrete trovare errori che non avevate notato prima.

L’invito può essere sia personale che aperto a tutti. Molto spesso il vantaggio di inviare un invito personale è che si può fare una stima più o meno realistica di quante persone saranno presenti all’evento. Creare un invito online è però un grande vantaggio dal punto di vista di visibilità del brand: il web infatti permette ad un numero molto grande di persone di entrare in contatto con la vostra azienda e di vedere il vostro evento. Se questo può essere da una parte un grande vantaggio, può rappresentare al contempo una difficoltà maggiore: non sapere il numero esatto di partecipanti complicherà di gran lunga l’organizzazione in termini di scelta della sala e di coordinamento dei fornitori. Cercate quindi, se scegliete l’invito tramite piattaforma online, di sovrastimare le cifre così da essere pronti anche nelle situazioni più complicate.
Se doveste avere bisogno di altre informazioni utili per organizzare il vostro evento, contattateci!